Estimated reading time: 6 minute(s)
كتب للأحساء اليوم : علي السلطان
أثبتت التجارب أن بعض آليات الاجتماعات لا تساعد على مخرجات طيبة، حيث لا يوجد استثمار واقعي للوقت ولا استيعاب للأولويات مضافًا إلى غزو بعض النقاط المستجدة لجدول الأعمال قبل مناقشة نقاطه الأساسية؛ مما يجعل أحيانًا أجندة الاجتماع في جانب وأجندة بعض الأعضاء في جانب آخر؛ فيسبب ذلك هدرًا للأوقات والانصراف عن الأولويات، ومن خلال تجربتي استخلصت التالي:
من عوامل ضعف الاجتماعات:
- الابتعاد عن الموضوع المطروح أحيانًا.
- عدم تفاعل بعض الأعضاء مع ما يتم طرحه لأسباب متعددة.
- عدم وعي البعض بديمقراطية الرأي والرأي الآخر ونتائج التصويت.
- عدم امتلاك البعض مبادئ الحوار والنقاش.
- الانشغال بأحاديث جانبية أو بوسائل التواصل الاجتماعية.
- عدم التزام البعض بالحضور على الوقت.
- رغبة البعض بالانصراف خلال الاجتماع؛ لذا يحاول إنهاء النقاط بشكل أسرع أو يطرح موضوعه من غير تركيز.
- إسهاب البعض أثناء طرح الموضوع دون سيطرة مدير الاجتماع.
- ضعف استعداد العضو لأجندة الاجتماع أو ما يريد طرحه من مستجدات.
- محاباة أو مجاملة رئيس المجلس أو أمينه لبعض الأعضاء ومنحه فرصة أكبر للحديث.
- عدم وجود إدارة فاعلة للاجتماعات.
- الملل من طول مدة الاجتماع.
مثل هذه العوامل وغيرها تتسبب في هدر الوقت وعدم التركيز، حيث غياب التنظيم وتجاهل الأولويات؛ مما يؤثر سلبًا في نتائج الاجتماعات ومخرجاتها، ومن ثم تؤثر في نتائج المجلس البلدي.
من عوامل نجاح الاجتماعات:
- تزويد الأعضاء بتاريخ الاجتماع المقبل.
- طلب أمين المجلس من الأعضاء النقاط المطلوب مناقشتها.
- إرسال جدول الأعمال المعتمد للأعضاء قبل الاجتماع بيومين على الأقل.
- إدارة الاجتماع بمهارة من قبل رئيس المجلس وأمينه.
- تحديد مدة الاجتماع مع الالتزام بالبداية والنهاية إلا في بعض الظروف.
- تحديد وقت كل نقطة.
- توزيع الوقت بعدالة.
- احترام نتائج التصويت.
- إعطاء مجال لما يستجد من آراء مع تحديد الوقت.
- تفاعل الأعضاء على كل ما يتم طرحه دون الانشغالات الجانبية.
- قراءة التوصيات في نهاية الاجتماع.
مثل هذه العوامل وغيرها تقود المجلس إلى بر الأمان، حيث احترام النظام والالتزام بالأولويات ومناقشة جدول الأعمال بشكل هادئ ومريح؛ مما يؤثر بالإيجاب في نتائج الاجتماعات ومخرجاتها ويحسّن أداء المجلس البلدي.
ومن ثم فمثل هذه النقاط السلبية تنطبق على العديد من مجالس الإدارات سواء في القطاع العام أو الخاص وليس بالضرورة المجالس البلدية فقط.
التعليقات مغلقة.